Dat veel mensen kunnen multitasken is wellicht waar, maar de combinatie vergaderen & smartphone is niet bevorderlijk.
Doordat uw smartphone bij u in de buurt is, bent u snel afgeleid. Er knippert een lampje, u ziet dat er een bericht binnenkomt of even de mail checken. De smartphone zorg snel voor afleiding. Op het moment dat u op uw telefoon zit kunt u niet meer volledig volgen wat er gezegd wordt tijdens de vergadering.
Vaak wordt als reden gegeven de telefoon in de buurt te houden; niks willen missen. Stel er belt een klant die dringend iets wil weten/door wil geven, dan zou u wel eens een order kunnen missen als u niet direct bereikbaar bent. Maar dit is niet de manier waarop gedacht moet worden. Tijdens het vergaderen is het belangrijk om de aandacht erbij te houden, er vindt niet voor niks een vergadering plaats. Door op uw telefoon te kijken is mist u wellicht niks op uw telefoon, maar wel van de vergadering.
3 tips om uw telefoon tijdens de vergadering uit te zetten, zonder iets te missen
- Spreek uw voicemail in en zeg dat u in vergadering zit, maar zo snel mogelijk contact opneemt
- Spreek uw voicemail in en noem hier een alternatief nummer waar klanten direct naar toe kunnen bellen als zij direct iemand willen spreken
- Geef uw telefoon af aan een collega, zodat hij/zij uw telefoon aan kan nemen. Mocht het nou echt heel erg dringend zijn en echt niet kunnen wachten, dan kan uw collega er altijd voor kiezen u even uit de vergadering te roepen.
Een vergadering vindt niet voor niks plaats. Probeer u tijdens de vergadering ook echt te focussen en laat uw telefoon even voor wat het is.