Steeds meer ondernemingen in Europa beschouwen meetings en events als integraal onderdeel van hun marketing- en communicatiestrategie en benaderen MICE activiteiten daarom strategischer dan voorheen. Daarbij zorgt de financiële crisis ervoor dat zij versneld een duidelijk strategisch beleid en richtlijnen voor MICE activiteiten opzetten. Maar ook zonder crisis wordt een meer beleidsmatige aansturing van het MICE beleid onontkoombaar, en wel vanwege het
strategische belang van meetings en events. Kostenbesparing is een van de belangrijkste drijfveren voor een duidelijk MICE beleid. Maar ook het kunnen onderhandelen over betere (annulerings)voorwaarden, het kunnen consolideren van het aantal leveranciers tot een beperkt aantal preferred suppliers, inzicht in data en het verbeteren van de efficiency zijn allemaal argumenten om de organisatie rondom meetings en events onder de loep te nemen. Behalve deze – nog
steeds merendeels economische – argumenten, zijn er ook andere motieven om dat te doen. Waaronder het beter vastleggen van bevoegdheden op het gebied van meetings en events in de eigen organisatie. En het streven naar meer expertise en een betere kwaliteit bij outsourcing van MICE onderdelen. Ook belangrijk: zorgen voor samenhang in en bewaking van organisatiedoelen en bedrijfsvisie ten aanzien van MICE beleid. Een steeds grotere rol bij het opzetten van
MICE beleid spelen daarnaast aspecten als beter zicht op mogelijke risico’s op juridisch, organisatorisch, operationeel en financieel gebied, maar ook zaken als bijvoorbeeld gezondheidsrisico’s bij deelname aan events. De organisaties in Nederland die een MICE beleid hebben opgezet, zijn over het algemeen multinationals waar veel MICE activiteiten plaatsvinden. Deze bedrijven hebben een top-down mandaat om zo´n beleid te starten en te implementeren. Dit white paper richt zich vooral op bedrijven met een groot volume in meetings en events. Maar de verwachting is dat ook bedrijven met een klein of middelgroot volume voordeel kunnen hebben bij het opzetten van een MICE beleid. Een van de eerste stappen die bij het opzetten van een MICE beleid moeten worden genomen, is inzicht krijgen in de data. Dat is voor veel bedrijven een lastige opgave, want veelal liggen de gegevens over MICE activiteiten verspreid over verschillende afdelingen. De eerste stappen behelzen dus het helder omschrijven van wat men onder MICE verstaat en wie er bij MICE activiteiten zijn betrokken. Vervolgens is het van belang om de harde cijfers boven tafel te krijgen: volumes, prijzen, aantallen vergaderingen, events, congressen e.d. De best practices op het gebied van een MICE beleid geven onder meer de volgende voordelen:
>>Ontzorging door tijdsbesparing dankzij het invoeren van een centraal (boekings)beleid
>>Professionalisering door samenwerking met gespecialiseerde en ervaren consultants/agents op het gebied van travel en meetings
>>Vereenvoudiging van het administratieve proces
>>Vermindering van het aantal facturen, zodat deze niet langer één voor één in het administratieve systeem hoeven te worden ingevoerd en verwerkt
>> Inzicht in de totale uitgaven voor meetings en events
>>Gedetailleerd inzicht in de uitgaven, waardoor effectiever met leveranciers kan worden onderhandeld
>>Minder factureringsproblemen
>>Betere managementinformatie door inzicht in uitgaven
per categorie
>>Betere managementinformatie en rapportages per
kostenplaats of budgethouder
>> Inzicht in btw-informatie op samengevoegde uitgavenoverzichten
>>Concentratie van het aantal preferred suppliers.
Kijk voor het volledige document op AirPlus.com