Hoe mooi de locatie ook is waar je je vergadering ook gepland hebt, het blijft een werksituatie waarbij resultaten behaald moeten worden. Zeker wanneer je betaalt voor een externe locatie is het zaak om al het gewenste eruit te halen. Daarvoor is het van belang dat je vergadering op schema verloopt. Maar hoe zorg je daarvoor? Wij zetten een aantal tips op een rijtje die kunnen helpen om je vergadering op schema te laten verlopen.
Duidelijk programma
Wanneer je een vergadering op locatie organiseert, is de ruimte om uit te lopen beperkt. Omdat je ongetwijfeld bepaalde doelen hebt je die wilt behalen, is het van belang om een duidelijk programma of een duidelijke agenda op te stellen voor je vergadering. Dit geeft structuur aan de bijeenkomst en zorgt ervoor dat alle aanwezigheden weten wat er behandeld wordt en hoeveel er nog afgehandeld moet worden. Structuur aanbrengen is sowieso altijd één van de belangrijkste time management tips. Het helpt namelijk altijd om te weten waar je aan toe bent.
Zorgen dat iedereen goed voorbereid is
Een duidelijke agenda voor je vergadering zorgt er ook voor dat mensen van tevoren weten wat er aan bod gaat komen. Dat helpt ze om de vergadering voor te bereiden. Hoe beter iedereen voorbereid is, hoe soepeler de bijeenkomst immers zal verlopen. Dat wil niet zeggen dat het niet ook zinnig om in de aanloop naar de vergadering mensen aan te sporen om het een en ander goed voor te bereiden. Dit helpt ook voor hun actieve deelname aan de vergadering.
Zorgen voor een notulist
Het tempo van een vergadering kan een stuk hoger liggen wanneer er een notulist aanwezig is die relevante aantekening maakt. Wanneer deelnemers aan de vergadering dit zelf moeten doen, vertraagt dat de vergadering. Zorg dat mensen vrijelijk kunnen praten, discussiëren en brainstormen zonder dat ze ondertussen alle belangrijke ook zelf moeten noteren. De notulist moet uiteraard iemand zijn die niet (al te veel) actief hoeft deel te nemen aan de vergadering.
Afdrijven niet toestaan
Het vaststellen van een agenda voor je vergadering is geen garantie dat er bezijden de te behandelen zaken afgedreven gaat worden naar zaken die mogelijk wel ter zake doen, maar waar op dat moment eigenlijk geen tijd voor is. Dat betekent dat de voorzitter van de vergadering streng moet durven zijn. Niet op een onvriendelijke manier, maar er kan wel bijvoorbeeld voor gekozen worden om het onderwerp in kwestie te noteren om op een later moment verder te bespreken. Het is vaak ook zo dat afdrijven van de hoofdzaak niet door alle aanwezigen gewaardeerd wordt, en dus ook in hun belang om tijdig in te grijpen en weer terug te keren naar wat er wel op de agenda staat.
Niet wachten op laatkomers
Over het algemeen zijn we met z’n allen redelijk mild voor laatkomers. Ze zullen er wel een goede reden voor hebben, denken we vaak, dus we wachten nog maar even met beginnen. Dit werkt niet als je een schema hebt om je aan te houden. Ook hier is streng zijn noodzakelijk. Het is voor rekening van de laatkomer zelf dat hij of zij een deel mist. Natuurlijk kan het wel zo zijn dat diegene cruciaal is voor een deel van de vergadering of bijeenkomst. In dat geval zul je goed genoeg moeten kunnen improviseren om ter plekke onderdelen van de agenda om te wisselen. Het kan echter geen kwaad om in de aanloop duidelijk aan te geven dat op tijd komen verwacht wordt en noodzakelijk is.
Lunch op locatie
Om te voorkomen dat laatkomers de agenda van je vergadering in de war schoppen, helpt het om aan de voorkant een buffer op te bouwen. Zo kun je bijvoorbeeld een lunch op de vergaderlocatie toevoegen aan het programma. Als mensen dan te laat komen, gaat het ten koste van hun lunch en niet van jouw vergadering.
Time management cursus
Merk je rondom het organiseren en houden van vergaderingen dat je moeite hebt met het op een goede manier indelen van de tijd? Dan is het wellicht een goed idee om een time management cursus te volgen. Hiermee krijg je de tools aangereikt om gestructureerder te werk te gaan en stress te voorkomen. Dit kan je helpen met organiseren en afwerken van vergaderingen.