Het is van groot belang dat u een goed inzicht heeft in wat deelnemers willen op een congres of meeting. Uit onderzoek blijkt, dat congresorganistoren hun best moeten doen om deelnemers te werven voor hun congres. Om deelnemers te werven moet u aan de volgende punten te voldoen.
Het is belangrijk dat het kort, maar krachtig is. Dus korte keynote- en breakout sessies die regelmatig herhaald worden. Één-op-één sessies met de wetenschappers, bedenkers en ontwikkelaars van de nieuwe producten worden ook erg gewaardeerd. Deelnemers willen graag een uitgebreide vraag en antwoord ronde met de sprekers voor meer duidelijkheid. Meer actie wordt ook gewenst door bijvoorbeeld speedmeetings en speednetworking. Deelnemers vinden het prettig om van te voren audio-fragmenten af te luisteren, zodat ze weten waarvoor ze gekozen hebben.